• Главная
• Биология и химия
• Иностранные языки и языкознание
• История и исторические личности
• Коммуникации связь цифровые приборы и радиоэлектроника
• Краеведение и этнография
• Кулинария и продукты питания
• Маркетинг реклама и торговля
• Мировая экономика МЭО
• Не Российское законодательство
• Немецкий
• Неопределено
• Нотариат
• Общениеэтика семья брак
• Основы права
• Охрана окружающей среды экология
• Философия
• Финансовое право
• Финансовый менеджмент финансовая математика
• Финансы деньги кредит
• Французский
• Хозяйственное право
• Цифровые устройства
• Этика эстетика
• Блог
• Карта сайта

Автоматизированная система документационного обеспечения управления в ООО "КамЭнергоРемонт"...
o                   Параметрический поиск, являющийся разновидностью атрибутивного поиска, который предоставляет пользователям возможность ввода значений атрибутов (параметров) каждый раз перед выполнением поиска карточек. 2.                          Поиск по представлению - выполнение контекстного поиска карточек по ключевому слову или фразе в текущем представлении.   Возможности разных видов поиска облегчают и ускоряют работу секретаря и делопроизводителя по предоставлению своевременной и достоверной информации по запросам; по формированию статистических данных. К тому же каждый пользователь может получить необходимую ему информацию о документах и о процессах исполнения заданий. Обеспечение конфиденциальности    Конфиденциальность документов, хранящихся в системе DocsVision, обеспечивается следующими возможностями: · контроль и настройка прав доступа на каждый документ/папку (полный доступ, изменение, просмотр, полное отсутствие доступа) обеспечивает защиту от несанкционированного доступа; · протоколирование всех действий пользователей позволяет быстро восстановить историю работы с документом и проконтролировать такие действия над документом, как просмотр, изменение, выписка копии и пр.   Электронно-цифровая подпись: ЭЦП, реализованная с использованием MS CryptoAPI, позволяет системе интегрироваться с различными системами криптозащиты информации, в том числе  с сертифицированными.   С данными функциями приложения работает отдел автоматизированных систем управления, служба безопасности, директор по экономике и финансам. Системные справочники   Необходимы для настройки системы  конкретной организации, содержат постоянную информацию (например справочники: виды документов, справочник ссылок, группы дел,  виды задач,   и т. д.), что обеспечивает удобство оперативной работы с клиентами и потенциальными покупателями, дает оперативный доступ к информации о клиенте и истории взаимоотношений с ним в процессе продаж и маркетинговых мероприятий.   Справочники предназначены для всех пользователей системы. 3.2.Оценка экономической эффективности при внедрении приложения «Делопроизводство» системы «DocsVision» для службы ДОУ ООО «КамЭнергоРемонт» Оценка объема документооборота в месяц: -                     объем входящих документов - 578; -                     объем исходящих документов - 348; -                     объем внутреннего документооборота - 2400; -                     доля контрольных документов - 116; -                     среднее число копий - 7160. Оценка времени на выполнение операций с документами в минутах: -                     время обработки одного поступившего документа - 6; -                     время обработки одного отправляемого документа - 8; -                     время обработки одного внутреннего документа - 4; -                     время снятия копии с одного документа - 2; -                     время передачи документа на исполнение - 4; -                     ведение контроля исполнения документа - 8; -                     время пересылки документа между структурными подразделениями - 4; -                     время для подготовки документа для отправки курьером в территориально-удаленные структурные подразделения - 4; -                     время поиска документов по известным атрибутам - 4; -                     время поиска документа с неизвестными атрибутами - 8; -                     время подготовки и согласования типовых документов - 7; -                     время, затраченное на подготовку типовых отчетов - 8; -                     формирование документа в дело – 1 Оценка стоимости выполнения типовых операций над документами: - стоимость рабочего времени сотрудников - 360 руб./день; - стоимость ресурсов, необходимых для выполнения той или иной операции с документами (бумага, расходные материалы, принтеры, копировальные аппараты, транспортные затраты для перевозки документов в территориально-удаленные отделы) - 500 руб./месяц Сравнительная таблица затрат на выполнение типовых операций с документами
Выполняемая операция	Среднее время выполнения до внедрения системы, мин.	Среднее время выполнения после внедрения системы, мин	Ежемесячное количество операций	Суммарные затраты времени до внедрения системы, чел-дни	Суммарные затраты времени после внедрения системы, чел-дни
Обработка поступившего документа	6	4	578	0,33	0,21
Обработка отправляемого документа	8	3	348	0,26	0,1
Обработка внутреннего документа	4	2	2400	0,9	0,45
Ведение контроля исполнения документа	8	7	174	0,1	0,09
Снятие копии с документа	2	0	7160	1,4	0
Передача документа в структурное подразделение	4	0,5	10138	4	0,5
Подготовка и согласование типовых документов	7	3	1707	1,12	0,45
Подготовка типового отчета	8	2	115	0,08	0,03
Поиск документа по реквизитам	4	1	480	0,18	0,04
Формирование документа в дело	1	0	1156	0,1	0
Подготовка документа для отправки курьером в территориально-отдаленные подразделения	4	0,5	2170	0,8	0,1
ИТОГО				9,27	1.87

Суммарные затраты времени = ( ежемесячное количество операций : 22 раб. дня), получаем количество операций в день * среднее время выполнения операции : 60 часов (перевод в часы) : 8 (перевод в дни).

  Разница между суммарными затратами времени до внедрения системы и после = 9,27-1,87 = 7.4 чел/дней.

  Ежемесячная экономия после внедрения системы автоматизации для службы ДОУ  = 7,48* 360= 2692, 800 руб. + 500 руб. = 3192 руб.

  Таким образом, несмотря на большие затраты по внедрению приложения, выгоды и пользы для предприятия значительно больше, к тому же система окупается в кратчайшие сроки.

Вывод по главе 3

Таким образом, приложение «Делопроизводство» системы автоматизации ДОУ «DocsVision» облегчает, ускоряет и делает проще работу не только подразделений, связанных непосредственно с ведением и организацией делопроизводства, таких как канцелярия, отдел управления качеством и стандартизацией, но и других отделов предприятия, например, юридического отдела, отдела кадров, отдела маркетинга и продаж и др.

Приложение  «Управление процессами» обеспечивает удобство оперативной работы с клиентами и потенциальными покупателями, дает оперативный доступ к информации о клиенте и истории взаимоотношений с ним в процессе продаж и маркетинговых мероприятий; позволяет руководителям следить за процессом выполнения заданий.

Приложение позволяет организовать весь процесс документооборота на предприятии в целом, охватывает территориально удаленные управления и участки, что облегчает деятельность работников Канцелярии по передаче документов, а также позволяет отслеживать состояние работы с документами на рабочих местах.

Затраты на внедрение приложения окупаются в короткие сроки, а ежемесячная экономия составляет 3 192 рубля для службы ДОУ               ООО «КамЭнергоРемонт».

Процесс внедрения системы на предприятии должен быть регламентирован. Персонал должен ознакомиться с соответствующей документацией и пройти обучение. Инструкции, руководства, положения, рекомендации позволят повысить качество работы системы, исключить ошибки в пользовании системой, создать единые правила работы персонала с  системой и документами. В результате повышается эффективность и совершенствуется процесс ДОУ.

Одним из важных документов по организации работы в системе является Инструкция. С ней должны ознакомиться все пользователи системы.

Пример инструкции приведен в Приложении 7.

Заключение

  В данной выпускной  квалификационной работе в качестве объекта исследования выступало ведущее предприятие в городе Нижнекамске по ремонту основного и вспомогательного оборудования на предприятиях энергосистемы, объектах нефтепереработки и нефтехимической промышленности Республики Татарстан – ООО «КамЭнергоРемонт». Исследовался процесс документационного обеспечения управления предприятия, в ходе которого была выявлена основная проблема – неграмотная и неэффективная организация автоматизации делопроизводственного процесса в  системе «1С: Предприятие» версии 8.0.

  В результате была определена основная цель исследования - выбор автоматизированной системы, которая интегрируется с «1 С: Предприятие»    версии 8.0. и автоматизирует процесс ДОУ.

  В первой главе была дана характеристика структуры и системы управления предприятия, особенностей организации делопроизводства,  внедренной в ООО «КЭР» автоматизированной системы «1С: Предприятие версии 8.0» и разрабатываемого модуля «Управление документацией». Были выявлены основные недостатки: модуль разрабатывается медленно; процесс разработки не регламентирован; в работе с модулем возникают регулярные ошибки, что приводит к возврату на начальные этапы разработки; происходит дублирование операций  с документами – ведение журналов регистрации в электронном и бумажном виде; модуль не обеспечивает организацию делопроизводства  в соответствии с традиционными и типовыми правилами ДОУ.

  Были разработаны предложения по организации процесса разработки модуля «Управление документацией» и предложен альтернативный вариант решения проблемы автоматизации ДОУ ООО «КамЭнергоРемонт» – выбор и внедрение уже разработанного приложения существующих на  российском рынке автоматизированных систем ДОУ.

  Во второй главе были описаны функциональные и системно-технические требования, заданы критерии, которым должна соответствовать автоматизированная система. Из десятка систем были выбраны следующие: «ДЕЛО» («Электронные офисные системы»), «DIRECTUM» (НПО «Компьютер», компания «DIRECTUM»), «DocsVision» (фирма «Digital Design»), «Управление делами» (компания «КИНТ»).

  Для того чтобы выбрать наиболее оптимальную систему, был проведен сравнительный анализ по методике компании Sputnik Labs, т. е. проводилась экспертная оценка систем по выбранной шкале баллов, в результате наиболее подходящими для внедрения в ООО «КЭР» оказались системы «DIRECTUM» и «DocsVision», так как соответствуют предъявляемым требованиям.

  Результатом проведения сравнительной оценки затрат на данные системы была почти одинаковая стоимость приложений по организации автоматизированного делопроизводства. Но основную задачу исследования позволяет решить система «DocsVision», которая имеет шлюз к системе «1С: Предприятие», следовательно, значительно упрощает и ускоряет процесс внедрения, к тому же позволит не менять существующие настройки.

  В третьей главе была дана характеристика приложения «Делопроизводство» «DocsVision» и рассчитана ежемесячная экономия от внедрения приложения для службы ДОУ, она составляет 3192 рубля. Таким образом, затраты на внедрение готового разработанного приложения окупаются в кратчайшие сроки.

  Таким образом, были выполнены основные задачи исследования и достигнута поставленная цель.

  В ходе выполнения данной выпускной квалификационной работы были разработаны следующие документы: алгоритм обработки распоряжения и инструкция секретаря и делопроизводителя по работе в системе «1С: Предприятие» в приложении «DocsVision.Делопроизводство».

  Алгоритм необходим на начальном этапе разработки автоматизированной системы, так как позволяет  упорядочить документооборот, разрабатывать правила создания и обработки документов, вносить необходимые сведения об исполнителях, создавать связи между заданиями и регистрационными карточками документов.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15