2.                           Добавить в карточку документа источники информации: файлы документов и изображений, ссылки на другие связанные карточки.

3.                           Поставить документ на контроль: создать необходимые задания и назначить маршрут исполнения документа. Затем отправить документ по маршруту исполнителям.

Регистрация организационно-распорядительного документа

             Этап создания регистрационной карточки такой же, как и у исходящего документа, см. рисунок 5.

  Рис. 5. Пример заполненной вкладки карточки распорядительного документа

Постановка документа на контроль и отправка по маршруту

Действия пользователя при добавлении заданий в распорядительный документ аналогичны действиям пользователя при работе с заданиями для входящих документов.

Контроль исполнения документов

Создание задачи, постановка на контроль

Если руководитель автоматизирован, то он сам создает задания в РКК документа, в которых указывает исполнителей, сроки и текст поручений.

  Если руководитель не автоматизирован, то выдачу заданий от его имени делает секретарь из РКК документа-основания.

  Неавтоматизированным сотрудникам так же создаются задания, но для исполнения отправляются копии документа с резолюцией.

Отслеживание хода исполнения

При необходимости из задания можно посмотреть, на каком этапе находится выполнение задания, и кто из исполнителей выполнил свою часть задания, а кто – не выполнил.

Кроме этого, можно сформировать отчеты по выполнению задач и заданий.

  Секретарь  каждый день формирует и печатает отчет для руководителя со списком заданий просроченных и, срок исполнения которых - ближайшие несколько (на усмотрение руководителя) дней.

Чтобы просмотреть историю задания, необходимо нажать на панели инструментов карточки задания кнопку История задания (рис. 6).

Рис. 6. Диалоговое окно История задания

Исполнение задания

  Исполнителем может быть автоматизированный сотрудник или неавтоматизированный. В любом случае, исполнитель согласно тексту задания должен провести какие-то активные мероприятия или создать документ. Для исполнения он может переадресовать задание своим подчиненным.В последнем случае будет создана подзадача в системе для автоматизированного сотрудника или распоряжение на бумаге для неавтоматизированного сотрудника, которые будут поставлены на контроль.

Если в ходе выполнения задания необходимы какие-то действия других сотрудников (согласование документа, часть работы передается другому сотруднику, запросы в другие подразделения и др.), то создаются подзадания.

  После исполнения, в тексте задания пишется сообщение по результатам выполнения. Если результатом является документ или другой элемент системы, то он вкладывается в задание. Затем в задании нужно нажать кнопку «Выполнить».

Для неавтоматизированного руководителя исполнитель распечатывает документы и переписку по их согласованию с другими сотрудниками и относит эти документы на подпись.

Если сотрудник не автоматизирован, то после исполнения он делает устный отчет руководителю и при наличии созданных документов приносит их на утверждение.

Принятие решения по исполнению

  Автоматизированный руководитель получает задание на контроль, проверяет результаты выполнения задачи, после чего принимает задание или отправляет на доработку.

  Если руководитель не автоматизирован, то он получает отчет о выполнении устно или получает документы на утверждение. О решении по исполнению (принять или отправить на доработку) оповещается секретарь. Секретарь принимает выполнение задания или отправляет его на доработку с текстом, написанным руководителем на документе.

Снятие с контроля

  Если у принятого задания есть ведущее задание, то после принятия подзадания нужно сделать выполнение ведущего задания.

Направление документов в дело

При заполнении регистрационных карточек необходимо указывать, в какую папку подшит документ. Чтобы выбрать папку, нажимается кнопка с многоточием () рядом с полем Подшит в папку. Появится диалоговое окно Выбор папки. Необходимо выбрать в этом окне соответствующую папку. Поля Подшит в папку и Подшит в дело автоматически будут заполнены в соответствии с утвержденной номенклатурой дел предприятия.

Поиск документов

  Система обеспечивает два вида поиска:

q                             Расширенный поиск (рис. 7, 8, 9, 10), включающий:

o                   Полнотекстовый поиск — поиск карточек по строке в тексте карточек документов и/или связанных с документами файлов.

o                   Атрибутивный поиск — поиск карточек по их атрибутам.

o                   Параметрический поиск, являющийся разновидностью атрибутивного поиска, который предоставляет пользователям возможность ввода значений атрибутов (параметров) каждый раз перед выполнением поиска карточек.

q                             Поиск по представлению (рис. 11) — контекстный поиск карточек по ключевому слову или фразе в текущем представлении. В результате поиска в текущем представлении будет выделена первая найденная карточка, отвечающая условию поиска. Для поиска по представлению может задаваться направление поиска (выше или ниже по списку).

Рис. 7. Диалоговое окно Расширенный поиск, вкладка Запрос

Рис. 8. Диалоговое окно Расширенный поиск, вкладка Дополнительно

Рис. 9. Диалоговое окно Расширенный поиск, вкладка Папки

Рис. 10. Диалоговое окно Расширенный поиск, вкладка Типы

Рис. 11. Указание значений параметров в качестве условий поиска

Правила работы с электронными документами

Для удобной работы с документами, быстрой передачи данных, сохранения целостности и достоверности информации в системе необходимо придерживаться следующих правил.

Обязанности  секретаря и делопроизводителя как авторов документа

  В обязанности автора документа входит:

·     правильный выбор вида документа, типа карточки и шаблона;

·     правильное формирование наименования документа;

·     правильное присвоение номера документа;

·     правильное назначение прав на документ;

·     размещение документа в соответствующей папке, если это необходимо.

Порядок присвоения наименований документов

  При формировании наименования документа необходимо придерживаться следующих правил:

·     название должно быть уникальным и кратким, но при этом полно характеризовать содержание документа и быть понятным любому пользователю, имеющему права на данный документ, без привязки к контексту папки, в которой размещена ссылка на документ (на тот случай, если обращение к документу будет производиться не через папку, а через окно поиска);

·     название документа должно начинаться с заглавной буквы без ведущих пробелов, чтобы в дальнейшем обеспечить корректную (однотипную) сортировку документов внутри папки;

·     в названии документа желательно не использовать сокращений, за исключением общепринятых; список общепринятых в организации сокращений должен быть согласован и опубликован отдельно;

·     иностранные (английские) названия пишутся без перевода, или перевод в скобках, согласно правилам чтения. Например, Petrol (Петрол);

·     названия однотипных документов, имеющих четкую регистрацию (договоры, приказы, акты и т.п.), должны формировать по одному шаблону (например, «Договор №<номер> от <дата> с <Организация> <тема>»). В таких случаях карточки документов должны быть настроены таким образом, чтобы наименование документа формировалось  автоматически на основании других реквизитов карточки и было не доступно для редактирования.

Примеры правильных названий:

·     Сводный бюджет предприятия на ИЮЛЬ 2003

·     Заявление Петрова А.П. от 02.02.2003 о предоставлении очередного отпуска

Порядок присвоения номеров документам

  Некоторые виды документов подлежат нумерации для более быстрого поиска и однозначной идентификации (письма, приказы, договоры и т.п.). В связи с этим используются следующие правила нумерации.

  Номер документа присваивается в карточке электронного документа и указывается в тексте документа на этапе создания (корректировки), а не при регистрации. Это обеспечивает соответствие электронного и бумажного документов, а также позволяет формировать единую нумерацию документов при создании любым пользователем.

  Если разрабатывается проект документа, который может не пройти согласование, то до завершения первичного согласования номер этому документу не присваивается (при заполнении карточки вместо «АВТОНОМЕР» нужно подставить «Проект»). Это позволит избежать пробелов  в нумерации документов. После утверждения документа в карточке указывается значение «АВТОНОМЕР», после чего при сохранении будет присвоен очередной номер по общим правилам, который необходимо также указать и в тексте документа.

Порядок назначения прав доступа на документ

Права на документ должны определяться в соответствии с действующими в организации правилами работы с конфиденциальной информацией и предполагаемым последующим использованием документа.

При назначении прав доступа к документу рекомендуется придерживаться следующих правил:

·     в общем случае права на просмотр должны даваться всем пользователям (группам пользователей), которым данная информация может понадобиться для исполнения должностных обязанностей;

·     права на изменение документов необходимо давать тем пользователям, которые будут участвовать в разработке или согласовании данного документа (писать примечания);

·     полный доступ к документу рекомендуется оставлять только автору документа и ответственному за данный документ.

Примечание. Замещающие имеют те же права на документы, что и замещаемые.

Использование связанных документов

  Используя ссылки на документы, можно связать документы в системе между собой. В качестве связанных рекомендуется выделять документы, существование которых один без другого не имеет смысла или может быть непонятно:

·     приложения к данному документу (например, план работ к договору);

·     документы-основания (приказ/распоряжение и служебная записка, на основании которой он создан);

·     составные части сложного документа;

·     и т.п.

Документы, относящиеся к одной теме, но не имеющие прямой зависимости, рекомендуется складывать в одну папку, но не связывать.

Использование электронной цифровой подписи (ЭЦП)

  Основное назначение ЭЦП – защитить от изменения утвержденное (согласованное) содержание электронного документа и подтвердить факт правомочности данного документа. Соответственно, наличие ЭЦП не позволяет изменять подписанную версию документа никому из пользователей (включая администратора и автора документа), не зависимо от прав доступа. Поэтому подписываться должны только согласованные документы, которые больше не должны изменяться. При необходимости внесения изменений в подписанный ЭЦП документ, нужно создать новую версию документа (поскольку снять ЭЦП невозможно).ЭЦП, соответствующую подписи на бумажном документе, может ставить либо лицо, имеющее право подписания документа, либо лицо, имеющее полномочия для проставления ЭЦП (например, ЭЦП руководителя может ставить секретарь при наличии подписи руководителя на бумажном документе).

  Для повышения безопасности закрытый ключ устанавливается только на компьютере, закрепленном за пользователем, являющимся владельцем сертификата ключа подписи. Соответственно все документы пользователем могут быть подписаны только с данного компьютера.

  Открытый ключ ЭПЦ хранится в системе  и доступен всем пользователям системы.

Порядок преобразования бумажного документа в электронный и обратно

Перевод бумажного документа в систему осуществляет тот пользователь, который первый применяет его в работе (создает задачу с его вложением) либо хранит данный документ (за предоставлением информации из данного документа будут обращаться к нему). При необходимости подтверждения соответствия электронного документа бумажному оригиналу, может использоваться электронно-цифровая подпись.

Печатает исходящий или внутренний бумажный документ тот сотрудник, который его создал. Если электронный документ уже был подписан ЭЦП, то для подтверждения соответствия бумажной копии электронному документу на бумажном экземпляре может указываться виза «Копия верна» лица, распечатавшего документ.

В случае необходимости указания на бумажной копии документа факта подписания ЭЦП лицо, распечатавшее документ, подтверждает его визой «Подпись верна», а также указывает автора и дату ЭЦП (для этого необходимо убедиться не только в наличии ЭЦП, но проверить сведения о подписи и ее достоверность).

  Ответственность за соответствие бумажного и электронного документов несет лицо, осуществившее перевод документа из одной формы в другую.

Организация работы с папками

  Порядок использования папок для хранения документов

  Для эффективного использования папок (как личных, так и общих) необходимо придерживаться следующих рекомендаций:

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15