Знание — сила. Библиотека научных работ.~ Портал библиофилов и любителей литературы ~ |
|
|
Приложение 7 УТВЕРЖДАЮ ________________ ________________ «____» _____ 2008 г. ИНСТРУКЦИЯ СЕКРЕТАРЯ И ДЕЛОПРОИЗВОДИТЕЛЯ по работе в системе «1С: Предприятие» в приложении «DocsVision.Делопроизводство» ООО «КамЭнергоРемонт» Содержание Описание типовых схем работы с документами.. 89 Работа с входящими документами. 89 Работа с исходящими документами. 93 Работа с организационно-распорядительными документами. 96 Контроль исполнения документов. 98 Направление документов в дело....................................................................................................................................................... 100 Поиск документов................................................................................................................................................................................. 100 Правила работы с электронными документами 104 Обязанности секретаря и делопроизводителя как авторов документа. 104 Порядок присвоения наименований документов. 104 Порядок присвоения номеров документам.. 105 Порядок назначения прав доступа на документ.. 106 Использование связанных документов. 106 Использование электронной цифровой подписи (ЭЦП). 107 Соответствие бумажных и электронных документов. 107 Организация работы с папками. 108 ПРАВИЛА ФОРМИРОВАНИЯ И ПРИМЕРЫ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ЗАДАНИЙ............................................................ ..111 Правила замещения сотрудников.. 115 Правила работы с бумажными документами.. 116 Создание номенклатуры дел. 116 Ведение журналов регистрации. 116 Порядок сканирования бумажных документов. 117 Выдача/возврат бумажных документов. 117 ВведениеВ настоящем документе описано назначение приложения «DocsVision. Делопроизводство» в системе «1С: Предприятие» версии 8.0, рассмотрены сценарии регистрации входящих, исходящих и распорядительных документов, принципы и технология обработки и исполнения документов и поручений, представленных как в электронном, так и в бумажном виде. Данная инструкция разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления организацией и повышения его эффективности путем регламентации работы сотрудников организации в автоматизированной системе. Инструкции разработаны в соответствии с Проектом положения об автоматизации документационного обеспечения управления в ООО «КамЭнергоРемонт». Данная Инструкция предназначена для организации работы делопроизводителей предприятия и в филиалах предприятия, где осуществляется процесс автоматизации документационного обеспечения управления. Описания и руководства работы с конкретными компонентами системы «1С: Предприятие» версии 8.0 и приложения «DocsVision. Делопроизводство» содержатся в документации на данные системы. Описание типовых схем работы с документамиВ данном разделе описана последовательность действий секретаря и делопроизводителя при обработке документов в зависимости от типа процесса: работа с входящими документами, работа с исходящими документами, работа с организационно-распорядительными документами и т.п. Работа с входящими документамиПолучение почты, первичная обработкаСекретарь вскрывает полученную почту, проверяет комплектность и правильность заполнения, определяет адресата и необходимость регистрации. Если документ адресован в конкретное подразделение, то он обрабатывается и регистрируется делопроизводителем или лицом, ответственным за делопроизводство в подразделении. Если документ поступил в организацию по электронной почте и электронное письмо имеет конкретного адресата-исполнителя, то оно пересылается ему по электронной почте. В дальнейшем получатель может занести этот документ в систему. Регистрация в РККДелопроизводитель в приложении «DocsVision. Делопроизводство» заводит на документ РКК, ставит штамп на бумажном документе, который заполняется в соответствии с РКК. Форма карточки входящего документа содержит три вкладки: вкладка Основная, вкладка Документы и карточки и вкладка Задания, показанные соответственно на рис. 1 и рис. 2. Рис. 1. Внешний вид карточки входящего документа, вкладка Основная Рис. 2. Внешний вид карточки входящего документа, вкладка Документы и карточки Рис. 3. Внешний вид карточки входящего документа, вкладка Задания Занесение документа в системуИз РКК делопроизводитель создает электронный документ, используя сканирование бумажного документа, для этого необходимо: 1. Открыть карточку документа. 2. Открыть вкладку Документы и карточки. 3. На панели инструментов карточки документа выбрать в меню кнопки Добавить () команду Отсканировать / распознать. Появится диалоговое окно сканирования документа. 4. Положить документ в сканер. В диалоговом окне Сканирование нажать кнопку Сканировать. Этот процесс сканирования может занять несколько минут. 5. После завершения этого процесса в диалоговом окне появится результат сканирования документа, его необходимо сохранить в соответствующем текстовом формате. После создания РКК в приложении, документ направляется руководителю либо в бумажном (если руководитель не работает в системе), либо в электронном виде (если руководитель работает в системе) для вынесения резолюции. Вынесение резолюции руководителемРуководитель на бумажном документе (если не автоматизирован) или в РКК системы (если автоматизирован) ставит резолюцию, в которой определяет, кто и что должен сделать по документу, и будет ли он контролировать выполнение этого документа. Если документ ставится на контроль, то указываются сроки выполнения, если они отличны от типовых. Если требуется рассмотрение документа другими руководителями, то создается рассылка документа, а в РКК делается отметка о передаче документа. Формирование заданийВ РКК отмечается возврат документа от руководителя. Если документ в бумажном виде, то он сканируется в РКК с наложенной резолюцией, в этом случае делопроизводитель от имени руководителя из РКК создает задачу, для этого необходимо: 1. Открыть регистрационную карточку документа и перейти на вкладку Задания. 2. Добавить необходимое количество заданий и настроить их свойства. Для добавления нового задания нажать на панели инструментов карточки документа кнопку Добавить задание. 3. Для каждого задания настроить соответствующие параметры. 4. Сохранить задание. 5. После добавления нужного количества заданий нажать кнопку Запустить связанный процесс. В задании указываются все работники (в т.ч. неавтоматизированные сотрудники), которым отписан документ, адресованные им поручения, плановые сроки выполнения. При необходимости задача ставится на контроль. Неавтоматизированным сотрудникам отправляются копии документа. В дальнейшем работа с документом идет в соответствии с процессом «Контроль исполнения документа». Работа с исходящими документамиРазработка проекта документаЕсли есть документ-основание (входящий или внутренний) для создания исходящего документа, то он вкладывается в задание. За руководителя задание создает делопроизводитель из РКК документа-основания. Документ может создаваться исполнителем без задания – по личной инициативе или устному распоряжению руководителя. Разработка и согласование проекта документаОтветственный сотрудник создает проект документа в системе в соответствующей папке – Проекты документов. Если были документы-основания, то созданный документ должен быть связан с ними. Если документ возвращается на этап разработки проекта документа на доработку после согласования, то ответственный сотрудник получает задание-контроль, исправляет документ и отправляет задание на доработку. Таким образом, документ может меняться несколько раз. На каждом этапе согласования, как правило, создается новая версия документа. В задание на согласование вкладывается созданный документ. Документы-основания, если они есть, будут уже вложены, т.к. являются вложениями ведущего задания. В тексте задания указывается, какой вложенный документ и какая его версия согласуется. У всех сотрудников, которые согласуют проект, должны быть права на изменение документа, чтобы они могли по тексту вставлять примечания. И на просмотр остальных документов. Для неавтоматизированных сотрудников документ печатается и относится в бумажном виде. После того, как документ всеми согласован, он распечатывается. Если было задание на создание документа, то ответственный сотрудник нажимает кнопку «Выполнить» в этом задании. Если документ создавался по личной инициативе, то из задания на согласование создается подзадание «на подписание», которое отправляется делопроизводителю или руководителю. Подписание документаДокумент в бумажном (если руководитель не автоматизирован) или электронном (если руководитель автоматизирован) виде подписывается руководителем и отдается (направляется) делопроизводителю или ответственному сотруднику. Делопроизводитель заводит регистрационную карточку для данного исходящего документа. Создание регистрационной карточки документа Включает в себя следующие этапы: 1. Необходимо перейти в папку, предназначенную для регистрации исходящих документов. 2. Нажать кнопку Добавить карточку () на панели инструментов приложения. Появится диалоговое окно Создание новой карточки. В этом окне выбрать тип карточки Исходящий документ. Затем нажать кнопку OK. В диалоговом окне Создание новой карточки отображаются только те типы карточек, которые были разрешены для текущей папки администратором. Вкладка Основная карточки входящего документа включает три части: Регистрация, Содержание и Хранение. В первой части пользователь заполняет в карточке свойства документа, которые требуются для регистрации документа в системе. Причем дата регистрации, дата отправки документа и имя регистратора этого документа система устанавливает автоматически. Дата регистрации и отправки документа устанавливаются по умолчанию одинаковыми и соответствуют дате и времени создания карточки. Пользователь имеет возможность изменять, устанавливаемые автоматически, настройки. Пример заполненной вкладки карточки исходящего документа на рисунке 4. Рис. 4 Пример заполненной вкладки Основная карточки исходящего документа Работа с организационно-распорядительными документами Создание задания и формирование проекта документаПорядок создания задачи и формирования проекта организационно-распорядительного документа включает в себя те же этапы, что и формирование проекта исходящего документа.
Работа с организационно-распорядительным документом Чтобы зарегистрировать распорядительный документ в системе необходимо: 1. Создать регистрационную карточку документа в интересующей папке электронного архива документов. Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15 |
|||||||||||||||||
| Новости |
| Мои настройки |
|
|
© 2009 Все права защищены.
Автоматизированная система документационного обеспечения управления в ООО "КамЭнергоРемонт"...
Наверх