5)
при регистрации необходимо сканирование, сканеры
в большинстве подразделений отсутствуют.
После регистрации документа секретарь (при
работе с входящим документом) или лицо, ответственное за делопроизводство
устанавливает доступ к данному документу и отправляет по электронной почте
исполнителю уведомление о том, что необходимо рассмотреть документ.
Разработка занимает много времени, реквизиты
регулярно меняются. Дальнейшие операции с документами не автоматизированы.
1.4.3. Предложения по организации разработки
модуля
«Управление документацией»
Внедрение должно начинаться с решения организационных
вопросов:
1.
Необходимо сформировать рабочую группу по
автоматизации делопроизводства из числа специалистов предприятия (директор по экономике
и финансам, начальник отдела АСУ, секретарь, делопроизводитель, начальник и
инженер отдела управления качеством и стандартизацией ) и специалистов,
оказывающих консультационные услуги по системе «1С: Предприятие», необходимо
назначить ответственных за отдельные виды работ.
2.
Разработать оргпроект с составлением схем и
алгоритмов движения документов и работы с документами (Приложение 4), с
составлением табеля и форм документов. Проводится работа по выявлению типовых
управленческих операций, создаются шаблоны. Эти мероприятия позволят грамотно
определить исполнителей и ответственных, сократить время на создание
регистрационных карточек, справочников, обеспечить взаимосвязь процессов работы
с документами.
При разработке алгоритмов необходимо проводить
интервьюирование основных пользователей, включая руководителей подразделений.
3.
Необходимо проводить обучение работников,
ответственных за ведение делопроизводства в подразделениях.
После решения организационных вопросов решаются технологические
и стоимостные вопросы:
4.
Необходимо сначала разработать модуль, провести
«пилотный» запуск технологии и только после положительных результатов вводить в
эксплуатацию.
5.
Необходимо оценить затраты по разработке и
внедрению модуля, на обучение специалистов предприятия, на оплату консультационных
услуг специалистов.
6.
Необходимо приобрести соответствующие
технические средства (например, сканеры), обеспечить качественную и
бесперебойную работу исполнителей с системой.
Все перечисленные методы позволят рассчитать затраты
на разработку модуля «Управление документацией» и эффект от внедрения. Но, как
правило, самостоятельная разработка предприятием модуля – очень длительный и
дорогостоящий процесс, в результате которого возникают ошибки, в случае
которых приходится возвращаться на начальные этапы разработки.
Есть альтернативный вариант решения проблемы автоматизации
ДОУ ООО «КамЭнергоРемонт» - выбрать и внедрить уже разработанный модуль по
автоматизации делопроизводства и бизнес-процессов на базе существующей системы
«1С: Предприятие» версии 8.0., известных и зарекомендовавших себя на российском
рынке компаний-разработчиков. Это позволит сократить временные и трудовые
затраты, к тому же стоимость готового программного продукта не намного выше
стоимости разработки.
Для выбора соответствующей системы, модуля или
приложения необходимо провести анализ существующих систем, рассчитать затраты
и эффективность.
Вывод
по главе 1
Таким образом,
была дана характеристика предприятия ООО «КамЭнергоРемонт». Это крупное
промышленное предприятие с большим объемом документооборота, где функции по
организации делопроизводства осуществляют секретарь и делопроизводитель.
Так как
предприятие имеет много уровней управления, то вопрос автоматизации является
актуальным, потому, что при традиционном (бумажном) документообороте возникают
трудности, которые снижают эффективность и быстроту принятия управленческих
решений (особенно это касается поиска документов). На предприятии отсутствует
ведение информационно-справочного аппарата, нужные записи и документы ищет
секретарь или делопроизводитель путем пролистывания журналов или просматривая
зарегистрированные документы в «1С».
Существует
автоматизация отдельных операций с документами: регистрация в системе
«1С:Предприятие версии 8.0», использование оборудования для уничтожения
документов, хранение документов в электронном виде; получение документов по
электронной почте (Интернет); копирование с помощью копировально-множительного
аппарата; сканирование; распечатка на принтере; отправка документов исполнителю
по электронной почте; оформление документов (использование шаблонов);
подготовка и набор текстов на компьютере и т.д. Но этого недостаточно.
Необходима комплексная автоматизация делопроизводственного процесса, с момента
создания документа до момента списания в дело, включая ведение
информационно-справочного аппарата, учет документов, обеспечение сохранности.
На предприятии существует
проблема организации документооборота с удаленными участками и
производственными управлениями: затруднен контроль исполнения документов
(приходится постоянно звонить в другие города, искать исполнителей, получать
сведения о результатах работы, запрашивать отчеты), затруднена доставка
документов посредством почты, не достаточно обеспечена сохранность документов,
что также вызывает необходимость внедрения автоматизированной системы, которая
позволит координировать работу с документами на участках.
При разработке
модуля «Управление документацией» возникли трудности из-за неграмотно
организованного процесса и недостаточного изучения объекта.
В итоге сделан
следующий вывод: для того, чтобы соответствовать статусу современного успешного
промышленного предприятия, решить проблему автоматизации ДОУ ООО «КамЭнергоРемонт»,
необходимо полностью отказаться от традиционных форм работы с документами,
доработать и внедрить готовое разработанное приложение соответствующей
автоматизированной системы, которая обладает возможностью интегрироваться с
системой «1С: Предприятие». Выбираемое приложение должно соответствовать
предъявляемым требованиям: функциональным и системно-техническим.
Глава 2. Выбор автоматизированной
системы документационного обеспечения управления для ООО «КамЭнергоРемонт»
2.1.Составление
перечня предъявляемых основных
функциональных
и системно – технических требований к системе
автоматизации
ДОУ
Функциональные и
системно-технические требования ориентированы на соответствие предлагаемой
технологии государственным нормативным актам и корпоративным нормам ДОУ,
обеспечение удобства пользования системой, качественного и бесперебойного ее
функционирования.
Степень
соответствие разрабатываемого модуля «Управление документацией» заданным критериям
отражена в таблице:
|